Tahapan pembelian barang di perusahaan

Hmm, kali ini asaljeplak mau sok professional, yaitu membahas gimana sih alur pembelian di suatu perusahaan.

peringatan : ini berdasarkan pengalaman asaljeplak sendiri kerja di tempat orang dan akhirnya mulai bisnis sendiri, jangan diambil hati.. eh, maksudnya jangan dijadiin patokan banget2. kalau dijadiin referensi ya bagus, kalo nggak ya gpp :p 

Tentunya kita sering bertanya, gimana sih suatu perusahaan membeli barang? apakah dateng langsung ke toko? atau gimana? buat yg ngerti diem aja yah, ini buat yg masih penasaran aja hehehe.

Prosedur dan Tahapan pembelian barang di perusahaan

Tahap 1 : membuat PR (Purchase Request)

Formulir Purchase Request (PR) ini biasanya diterbitkan dari departemen yang membutuhkan pembelian barang, dan biasanya mereka blom tau harganya (atau bahkan tidak perlu tahu).

Form ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan yang memiliki tim atau divisi purchasing/procurement/pengadaan/pembelian sendiri.

Tahap 2 : membuat RFQ (Request for Quotation) atau meminta Quotation / Penawaran

Setelah PR diterima oleh tim purchasing/procurement/pengadaan/pembelian, anggota tim yang ditugaskan kemudian akan mencari vendor-vendor yang terkait dengan barang yang ingin dibeli, untuk kemudian masing-masing vendor akan dikirimkan form RFQ untuk diisi oleh vendor.

Formulir RFQ ini sendiri tentunya berisikan daftar barang yang ingin dibeli (yang terkait dengan vendor tersebut), kemudian form isian untuk vendor menuliskan harga barang, dikenakan PPN/tidak, dsb.

Ada beberapa perusahaan yang tidak memakai RFQ dan biasanya langsung menelfon vendor  untuk menyebutkan barang yang ingin mereka beli dan meminta vendor (melalui telepon atau meminta vendor datang ke kantor) untuk mengirimkan penawaran/quotation mereka masing2.

Tahap 3 : Seleksi atas quotation

Tahap seleksi ini sangat-sangat tergantung berbagai macam hal. Ada perusahaan yang hanya melihat penawaran/ quotation terendah, ada yang mengundang vendor-vendor untuk datang dan masing-masing akan dinego secara langsung, dsb dsb. untuk kemudian akan dipilih salah satu vendor yang dianggap layak digunakan jasanya.

Untuk beberapa jenis kebutuhan, vendor juga sering untuk diminta datang melakukan presentasi atas layanan yang mereka sediakan, yang terkait dengan kebutuhan perusahaan.

Baca juga artikel Asaljeplak lainnya berikut:

Tahap 4 : membuat PO (Purchase Order) / WO (Work Order) / SPK (Surat Perintah Kerja)

Setelah memilih vendor, perusahaan akan menerbitkan PO/WO/SPK dan akan dikirimkan kepada vendor pemenang sebagai tanda bukti bahwa perusahaan menyetujui untuk membeli barang di vendor terpilih dengan nilai yang tertera pada quotation, dan juga termin pembayaran perusahaan.

Tahap 5 : meminta Invoice / Faktur penagihan

biasanya setelah barang / pekerjaan diselesaikan atau diterima oleh perusahaan, vendor akan menyerahkan Invoice/faktur, atau ada beberapa yang hanya membutuhkan kwitansi dimana biasanya semuanya disertai materai Rp3000 (untuk nominal transaksi < Rp1jt kalo ga salah) atau materai Rp6000 (kalo gasalah ini untuk transaksi di atas Rp 1jt)

edit: sepertinya sekarang nilai materai yang diperlukan lebih besar lagi, bahkan sampai Rp9000 kalau tidak salah.

Tahap 6 : pembayaran

Pembayaran dilakukan sesuai termin yang disepakati (biasanya tertera di PO), entah itu dengan cicilan, bayar lunas, bayar 2 minggu setelah barang diterima, sebulan setelah barang diterima, dsb tergantung kesepakatan (meskipun biasanya vendor ikut aja apa kata mau perusahaan :p )

Nah kurang lebih begitu, semoga berguna, semoga pada ngerti, semoga ga makin mbingungin, karena kalo ternyata tidak berguna, ya gausa dipikirin hahahaha