Bagi kamu yang sering kebagian tugas mencatat Minutes of Meeting alias MoM pada saat rapat dengan kolega, berikut ini panduan mencatat MoM super efektif sehingga tidak akan ada yang terlewat.
Membuat catatan rapat alias MoM itu memang tidaklah mudah, apalagi memastikan bahwa semua poin-poin yang dibicarakan pada rapat tersebut tidak ada yang terlewatkan.
Berikut ini beberapa hal yang bisa kamu coba terapkan sebelum, selama, dan setelah rapat berlangsung supaya menghindari tidak tercatatnya hal penting dari rapat tersebut.
Daftar Isi
Sebelum Meeting
1. Persiapkan Agenda rapat
Pastikan kamu sudah membuat daftar apa saja materi yang akan didiskusikan serta tujuan (agenda) pada rapat tersebut. Tanyakan dan pastikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan perihal hal ini.
2. Persiapkan format MoM
Umumnya format dari suatu MoM memiliki poin-poin sebagai berikut, ini sifatnya tentatif dan disesuaikan dengan situasi:
- Nama dan tujuan dari rapat tersebut
- Waktu, tanggal, dan lokasi rapat berlangsung
- Daftar hadir atau daftar undangan peserta rapat
- Hasil dari rapat sebelumnya (yang terkait dengan materi yang akan dirapatkan)
- Keputusan-keputusan yang sudah diambil
- Daftar tindakan yang akan atau sudah dilakukan
- Hasil voting atau polling (apabila ada)
- Waktu, tanggal, dan lokasi rapat selanjutnya
3. Persiapkan outline MoM
Yang dimaksud dengan outline di sini merupakan suatu daftar yang teratur dan ter-urut sesuai dengan agenda rapat yang akan berlangsung. Ini diperlukan guna mempercepat proses pencatatan nantinya.
Selama Meeting berlangsung
1. Baca ulang MoM pada rapat sebelumnya
Ini gunanya adalah untuk melakukan cross-check dan melihat progress yang sudah terjadi antara rapat sebelumnya dengan yang akan berlangsung untuk kamu jadikan catatan.
2. Jangan pernah mencatat kata per kata
Selain akan memakan waktu lama, mencatat tiap kata yang diucapkan pada saat meeting tentunya akan sangat tidak efektif. Yang terpenting adalah mencatat poin utama dari setiap topik yang dibicarakan.
Tentunya berarti kamu wajib memahami materi rapat yang akan diadakan tersebut untuk dapat mengambil poin-poin penting nya.
3. Jangan masukkan sembarang informasi
Yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah memastikan hanya informasi yang benar-benar dibutuhkan saja yang kamu masukkan kedalam MoM. Untuk mengetahui hal ini caranya adalah dengan memastikan kembali kepada kolega kamu apa saja poin paling utama yang ingin didapat dari rapat tersebut.
MoM itu sebaiknya ringkas, jelas, dan mengandung informasi yang benar-benar dibutuhkan.
Setelah Meeting
1. Bacakan dan bagikan MoM kepada seluruh peserta rapat
Setelah rapat selesai pastikan kamu membacakan hasil MoM yang telah kamu buat agar dapat sama-sama dikaji kembali dan direvisi bersama-sama. Setelahnya pastikan kamu membagikan hasil MoM tersebut dalam waktu kurang dari 24 jam, baik berbentuk kopi-an ataupun surel (email).
2. Lakukan follow up ke seluruh peserta rapat
Ini gunanya adalah untuk memastikan seluruh peserta rapat memahami betul apa saja yang diharapkan dari mereka masing-masing, dan tugas-tugas apa yang harus mereka kerjakan. Tentunya ini disesuaikan dengan posisi / jabatan kamu di kantor ya.
Nah demikianlah panduan singkat tentang bagaimana menulis Minutes of Meeting yang efektif. Semoga dapat membantu memperlancar pekerjaan kamu ya.
