Bila dulu mengurus penggajian karyawan sering dianggap sebagai pekerjaan yang melelahkan. Sekarang, mengurus gaji bisa menjadi pekerjaan yang jauh lebih mudah karena terdapat opsi penggunaan aplikasi payroll atau payroll outsourcing.
Keduanya memberikan kemudahan bagi penggunannya, namun di satu sisi banyak yang masih kebingungan, apa perbedaan dari keduanya dan mana yang harus dipilih.
Jika Anda adalah salah satu yang mengalami kebingungan tersebut, simak artikel berikut ini!
Daftar Isi
Perbedaan Aplikasi Payroll dan Payroll Outsourcing
Aplikasi payroll dan payroll outsourcing adalah dua hal yang berbeda, meskipun keduanya terkait dengan pengelolaan gaji karyawan. Berikut adalah perbedaan antara aplikasi payroll dan layanan payroll:
Definisi
Secara definisi, antara aplikasi payroll dan payroll outsourcing memiliki perbedaan. Aplikasi payroll adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola proses penggajian secara internal.
Sementara itu, payroll outsourcing adalah solusi outsourcing di mana perusahaan mengontrak pihak ketiga atau penyedia layanan payroll untuk mengelola seluruh atau sebagian besar proses penggajian.
Penggunaan
Perusahaan menggunakan aplikasi payroll untuk menghitung gaji karyawan, mengelola pajak, mengeluarkan cek atau mentransfer gaji, dan melacak informasi lainnya terkait dengan penggajian.
Hal ini berbeda dengan jasa payroll outsourcing di mana perusahaan tidak lagi mengelola penggajian secara internal. Sebaliknya, mereka menyewa pihak eksternal yang akan menangani semua aspek penggajian, termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan penyusunan laporan.
Kemudahan
Perusahaan yang menggunakan aplikasi payroll biasanya memiliki kontrol penuh terhadap proses penggajian mereka dan dapat menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan spesifik mereka.
Outsourcing payroll memberikan kemudahan bagi perusahaan karena mereka tidak perlu khawatir tentang pembaruan peraturan pajak, perubahan regulasi, atau pemeliharaan perangkat lunak payroll.
Integrasi
Aplikasi payroll dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) atau sistem keuangan lainnya.
Karena proses penggajian akan dikelola oleh pihak eksternal, maka sudah jelas bahwa tidak ada sistem yang bisa diintegrasikan.
Biaya
Meskipun layanan payroll dapat memberikan kenyamanan, biaya penggunaan layanan ini biasanya lebih tinggi daripada biaya menggunakan aplikasi payroll secara internal.
Secara umum, perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan, ukuran, dan sumber daya internal mereka ketika memilih antara menggunakan aplikasi payroll atau mengontrak layanan payroll.
Beberapa perusahaan mungkin lebih memilih kontrol penuh dan kustomisasi internal yang diberikan oleh aplikasi payroll, sementara yang lain mungkin memilih kenyamanan dan efisiensi yang ditawarkan oleh payroll outsourcing.
Kapan Harus Menggunakan Aplikasi Payroll dan Payroll Outsourcing
Keputusan untuk menggunakan aplikasi payroll atau outsourcing payroll tergantung pada berbagai faktor, termasuk ukuran perusahaan, sumber daya internal, kebutuhan kontrol, dan preferensi manajemen.
Berikut adalah beberapa pertimbangan yang dapat membantu Anda memutuskan kapan harus menggunakan aplikasi payroll atau payroll outsourcing:
Menggunakan Aplikasi Payroll
Berikut ini adalah pertimbangan di mana perusahaan Anda akan lebih cocok jika menggunakan aplikasi payroll.
Ukuran dan Sifat Bisnis
Perusahaan kecil hingga menengah mungkin menemukan aplikasi payroll yang lebih sesuai karena mereka mungkin memiliki kebutuhan yang lebih sederhana dan sumber daya internal untuk mengelola penggajian.
Kontrol Internal
Jika perusahaan ingin menjaga kendali penuh terhadap proses penggajian dan memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan mereka.
Integrasi Sistem
Jika perusahaan sudah memiliki sistem HRM atau sistem keuangan, menggunakan aplikasi payroll dapat memudahkan integrasi.
Keuangan
Dalam beberapa kasus, menggunakan aplikasi payroll internal dapat lebih ekonomis daripada membayar biaya outsourcing.
Payroll Outsourcing
Lalu, apa saja hal yang menjadi bahan pertimbangan saat kita ingin menggunakan payroll outsourcing? Simak selengkapnya di bawah ini!
Skala Besar dan Kompleksitas Tinggi
Perusahaan besar dengan ribuan karyawan atau bisnis internasional mungkin menemukan manfaat dari outsourcing karena kompleksitas penggajian yang lebih tinggi.
Kenyamanan dan Efisiensi
Jika perusahaan ingin fokus pada kegiatan inti bisnisnya dan menghindari kesibukan administratif terkait dengan penggajian.
Ketidakmampuan Internal
Jika perusahaan tidak memiliki sumber daya internal atau keahlian yang cukup untuk mengelola aspek-aspek teknis penggajian, seperti peraturan pajak yang kompleks.
Anda dapat mencari payroll outsourcing Jakarta untuk mengurus hal-hal terkait penggajian.
Perubahan Peraturan Pajak dan Hukum
Jika perusahaan ingin menghindari tanggung jawab terkait pembaruan peraturan pajak dan hukum yang terus-menerus.
Kecepatan dan Ketepatan
Layanan payroll dapat memberikan kecepatan dan ketepatan dalam pengelolaan penggajian, terutama dalam skenario di mana perubahan perlu dilakukan dengan cepat.
Keputusan antara menggunakan aplikasi payroll atau payroll outsourcing harus mencerminkan kebutuhan dan strategi bisnis perusahaan.
Beberapa perusahaan mungkin memilih kombinasi dari keduanya, seperti menggunakan aplikasi payroll untuk kontrol harian dan outsourcing untuk tugas-tugas khusus atau pemenuhan kebutuhan khusus.
