Penjelasan lengkap mengenai INCOTERMS (Istilah Perdagangan Internasional)

Bagi kamu yang sedang mempelajari mengenai perdagangan internasional, atau yang memiliki pekerjaan terkait dengan hal tersebut, berikut ini penjelasan lengkap mengenai INCOTERMS (Istilah Perdagangan Internasional) supaya kamu lebih memahaminya.

Dalam dunia perdagangan internasional, terdapat koleksi istilah-istilah yang digunakan secara global, untuk menyamakan persepsi dari masing-masing pihak supaya tidak memiliki perbedaan pendapat.

Koleksi itu disebut juga dengan INCOTERMS (International Commercial Terms) alias Istilah Perdagangan Internasional.

Apa itu INCOTERMS ?

INCOTERMS merupakan ketentuan komersial internasional yang mengatur ketentuan perdagangan dan transaksi expor impor, yang dikeluarkan oleh International Chamber of Commerce (ICC) di Paris.

INCOTERMS bukan merupakan instrumen hukum publik, maka sifat dasar penggunaan INCOTERMS adalah merupakan kesepakatan kedua belah pihak (penjual dan pembeli).

Maksudnya adalah bahwa pengaturan syarat penyerahan barang dalam suatu transaksi perdagangan internasional tidak wajib menggunakan referensi INCOTERMS. Namun INCOTERMS sangat disarankan untuk digunakan dalam kontrak pembelian.

INCOTERMS dibuat untuk menyeragamkan penafsiran mengenai hak dan kewajiban pembeli dan penjual dalam transaksi internasional. Hal ini dibuat untuk menghindari konflik yang dihadapi para eksportir dan importir (pembeli dan penjual).

Misalnya ketika dalam pengiriman terjadi permasalahan seperti barang rusak atau hilang, siapakah yang akan bertanggung jawab? Pihak yang bertanggung jawab adalah pihak yang diatur dalam incoterms.

Apa saja INCOTERMS yang digunakan ?

INCOTERMS yang berlaku saat ini adalah incoterms 2010, yang merupakan revisi dari incoterms 2000. Walaupun merupakan revisi, namun incoterms 2000 masih berlaku, asal ditulis jelas di dalam kontrak perjanjian.

Validitas incoterms hanya berlaku jika disebutkan dalam kontrak penjualan (PO) atau perjanjian tertulis yang telah disepakati sebelumnya.

Terdapat tiga hal penting yang diatur dalam INCOTERMS 2010, yaitu:

• Risk : Pembagian / pengalihan resiko antar penjual dan pembeli
• Cost : Pembagian / pengalihan beban biaya pengiriman barang
• Responsibilities : Pengaturan Tanggung Jawab atas Barang pada saat pengiriman

Pada INCOTERMS 2010, istilah dibagi dalam 2 kategori, yaitu transportasi umum (darat, laut, udara, rel) dan transportasi laut (khusus laut saja), yang terdiri dari 11 istilah, dimana 7 istilah berlaku secara umum, dan 4 istilah yang berlaku khusus untuk pengiriman melalui transportasi air.

Istilah-istilah yang terdapat di dalam INCOTERMS adalah sebagai berikut:

• Grup E : Penjual bertanggung jawab untuk menyediakan dan menyiapkan
  barang di pabriknya.
  INCOTERMS 2010 : EXW
• Grup F : Penjual bertanggung jawab untuk mengirimkan barang ke perusahaan
  pengangkutan, atau tempat yang telah ditentukan oleh pembeli.
  INCOTERMS 2010 : FCA, FOB, FAS
• Grup C : Penjual menanggung semua biaya pengiriman (dan membayar
  asuransi untuk terms CIF and CIP).
  INCOTERMS 2010 : CIF, CIP, CFR, CPT
• Grup D : Penjual menanggung sebagian besar biaya, tanggung jawab, dan
  resiko yang dibutuhkan untuk mengirim barang ke tempat pembeli.
  INCOTERMS 2010 : DDP, DAP, DAT

Bagan INCOTERMS

Keterangan Tabel di atas:

• INCOTERMS
• DELIVERY PROCESS
  • Export Packing : Pengemasan barang
  • Inland Freight : Transportasi darat untuk pengantaran ke pelabuhan /
    bandara
  • Export Clearance : Proses ijin ekspor di bea cukai
  • Loading Process : Proses muat barang ke kapal / pesawat
  • Freight : Barang di muat dan dalam perjalanan (melalui udara /
    laut)
  • Unloading Process : Proses bongkar barang dari kapal / pesawat
  • Import Clearance : Proses ijin impor di bea cukai
  • Inland Freight : Transportasi darat untuk pengantaran ke pelabuhan /
    Warehouse kustomer
  • Destination : Barang telah sampai di warehouse pembeli
• MODE OF TRANSPORT
  Adalah merupakan kategori yang secara khusus dipakai dalam berbagai transportasi, yaitu:
  • Transportasi Umum : Berupa transportasi Laut, Udara, Darat, dan Rel (Kereta).
  • Transportasi Laut : Khusus untuk transportasi laut saja
• GARIS BIRU (PENJUAL / SELLER)
  Adalah merupakan tanggung jawab resiko, biaya, dan asuransi yang dibebankan kepada penjual.
• GARIS MERAH (PEMBELI / BUYER)
  Adalah merupakan tanggung jawab resiko, biaya, dan asuransi yang dibebankan kepada pembelil.

Dibawah ini akan dijelaskan lebih lengkap tentang masing-masing INCOTERMS, sehingga akan lebih mudah memahami cara membaca tabel di atas:

1. EXW (Ex-Works)

Jika di dalam kontrak pembelian menggunak terms EXW, maka artinya pembeli menanggung semua biaya transportasi, asuransi, dan juga resiko (yang mungkin terjadi dalam pengantaran); dimulai dari ongkos pengangkutan di gudang/pabrik penjual sampai ke gudang kita sebagai pembeli.

Terms ini juga mengatur pemilihan tranportasi (darat/udara/laut/rel), pemilihan vendor transportasi yang akan dipakai, sampai proses custom clearance dan penyiapan seluruh dokumen.

Namun jika pembeli ingin biaya loading (pemindahan barang dari gudang penjual ke atas truk pengantaran) ditanggung oleh penjual, maka di dalam kontrak pembelian dapat ditulis “EXW pemindahan barang dari gudang pembeli ke truk, resiko dan biaya ditanggung oleh penjual”.

Terms ini tidak dapat digunakan jika pembeli tidak dapat melakukan atau tidak mempunyai izin untuk melakukan eksport di negara penjual (origin). Jika pembeli memiliki kendala ini maka terms yang dapat dipakai adalah FCA (Free Carrier).

Kewajiban Penjual:

• Menyediakan barang di tempat dan waktu yang telah disepakati di dalam kontrak penjualan.
• Wajib memberitahu pembeli mengenai ketersediaan barang dari jauh-jauh hari agar pembeli dapat mempersiapkan seluruh proses angkut.
• Menyediakan packing yang sesuai dan aman (kecuali tidak diharuskan di dalam kontrak).
• Membantu pembeli dapat mendapatkan seluruh dokumen pemerintahan dalam proses eksport yang mungkin dibutuhkan oleh pembeli.

Kewajiban Pembeli:

• Mengambil barang di tempat dan waktu yang telah disepakati di dalam kontrak penjualan.
• Melakukan proses eksport clearance.
• Menanggung seluruh resiko dan biaya dimulai dari penempatan barang di tangan pembeli (atau ditangan vendor pengangkutan barang yang ditunjuk oleh pembeli).
• Menanggung seluruh biaya dan pengeluaran segala dokumen yang dibutuhkan oleh pembeli.
• Menanggung segala biaya dan resiko pada saat loading barang ke sarana transportasi yang ditunjuk oleh pembeli (kecuali tertulis dalam kontrak pembelian).

2. FCA (Free Carrier)

Terms ini sangat sesuai dipakai dalam dunia transportasi modern saat ini karena Terms ini dapat digunakan untuk segala macam mode transportasi; darat/laut/udara, maupun seperti transportasi “multimodal” dengan menggunakan kontainer atau “roll on-roll off” (RO/RO) perjalanan dengan trailers dan kapal ferri.

Terms ini hampir sama dengan FOB, bedanya pengalihan tanggung jawab, resiko, dan biaya yang ditanggung oleh penjual adalah ketika barang diantarkan sampai ke pelabuhan/bandara/stasiun yang telah disepakati di dalam kontrak (tidak sampai barang tersebut di loading ke atas vessel), atau telah dipindah tangankan ke Carrier atau pun agen forwarding yang bertanggung jawab dan telah ditunjuk oleh pembeli.

Proses clearance ditanggung atau dilakukan oleh agen forwarding yang telah ditunjuk oleh pembeli, walaupun asistensi penjual dibutuhkan untuk mengawal agen forwarding dalam melakukan seluruh proses pengantaran di negaranya.

“Carrier” merupakan perusahaan yang mewakili perusahaan / melakukan kegiatan pengangkutan barang lewat darat/laut/udara/rel/sungai maupun kombinasi dari itu.

Penyerahan barang kepada Carrier telah terpenuhi bila:

1. Jika mengirimkan barang melalui kereta api dengan menggunakan wagon atau pun kontainer, penjual harus meletakkan barang dengan baik. Setelah barang dinaikan maka penyerahan barang kepada Carrier telah terpenuhi.
2. Dalam mode transportasi darat, penyerahan barang kepada Carrier telah terpenuhi bila:
   1. Barang telah diangkut ke dalam truk yang disediakan pembeli melalui carrier.
   2. Barang telah diantarkan ke tempat carrier atau orang yang bertindak sebagai wakil dari pembeli.
3. Dalam kasus transportasi sungai, tanggung jawab penjual selesai ketika barang sudah naik ke atas kapal yang telah disediakan / di booking oleh pembeli.
4. Jika menggunakan transportasi laut sebaiknya jangan menggunakan terms FOB jika menggunakan Container.
   1. FCL (Full Container Load / 1 kontainer eksklusif untuk 1 jenis barang milik 1 badan usaha) maka penyerahan barang kepada Carrier telah terpenuhi jika barang sudah dipindahtangankan ke Carrier.
   2. LCL (Low Container Load / 1 kontainer terdiri dari beberapa jenis barang dan badan usaha) maka penyerahan barang kepada Carrier telah terpenuhi jika barang sudah sampai pelabuhan, siap untuk dimasukan ke dalam container.
5. Untuk transport melalui udara, penyerahan barang telah terpenuhi jika barang sudah dipindahtangankan ke carrier.

3. FOB (Free on Board)

Merupakan terms yang hanya dapat dipakai untuk pengantaran barang via transportasi laut. “Free on Board” artinya penjual bertanggung jawab mengantarkan barang ke pelabuhan yang telah disepakati di kontrak. Penjual juga bertanggung jawab terhadap proses eksport di negaranya.

Setelah barang dimuat ke dalam kapal sampai ke tempat tujuan, maka segala resiko dan biaya yang keluar akan ditanggung oleh pembeli.

Jika ingin menggunakan terms FOB, sangat disarankan untuk memberikan spesifikasi nama daerah dimana pelabuhan berada. Jangan hanya menuliskan terms FOB saja di dalam kontrak penjualan, karena bisa diartikan banyak hal.

Misalnya: di dalam kontrak sebaiknya ditulis FOB North Continental port, dibandingkan FOB Hamburg atau FOB Rotterdam, karena penjual dapat mengirimkan barangnya di pelabuhan yang tidak dimaksud oleh pembeli karena alasan biaya atau jadwal yang sama, namun lebih mudah dicapai dari gudang penjual, namun tidak berarti biaya pengiriman akan lebih menguntungkan buat pembeli, dan sebaliknya.

Kewajiban Penjual:

• Menyiapkan dan mengepak barang sesuai ketentuan kotrak.
• Mengantarkan dan bertanggung jawab secara pembiayaan dan resiko terhadap barang sampai naik ke kapal.
• Menanggung biaya perhitungan berat dan volume dari barang yang akan dikirimkan.
• Menyediakan dokumen pendukung untuk pengiriman (Invoice, Packing List, Surat Keterangan Asal / Certificate of Origin, dsb) dengan biaya yang dibebankan kepada pembeli.
• Membayar biaya penyediaan Bukti pengiriman / proof of delivery kepada pembeli.

Kewajiban Pembeli:

• Reservasi tempat di kapal dan memberikan instruksi kepada penjual agar barang dapat dinaikkan ke atas kapal sesuai waktu booking. (Proses registrasi booking kapal dan pemberian instruksi biasanya dilakukan oleh agen forwarding (forwarder) yang ditunjuk oleh pembeli).
• Menanggung biaya dan resiko barang dan proses pengantaran pada saat kapal berangkat.
• Menanggung biaya dokumen yang dibutuhkan untuk proses eksport barang yang dibeli.
• Membayar biaya demurrage yang terjadi di pelabuhan sebelum pengapalan, kecuali biaya tersebut keluar karena kesalahan penjual.
• Menanggung biaya yang muncul akibat kapal yang dipilih oleh pembeli atau agen forwarding ternyata tidak mampu mengangkut barang yang dibeli.
• Membayar biaya dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh pembeli, dimana penjual yang harus menyediakan.
• Membayar biaya inspeksi jika dibutuhkan.

4. FAS (Free Alongside Ship)

Terms FAS khusus dipakai hanya untuk transportasi laut dan inland waterway (sungai). Pada praktiknya terms ini digunakan dimana penjual memiliki akses langsung terhadap sarana pengangkut untuk loading barang; kargo berukuran besar maunpun tempat meletakan barang tanpa kontainer.

Jika menggunakan kontainer, maka lebih baik menggunakan terms FCA. Dalam FAS, penjual mengantarkan barang dan melakukan eksport clearance di pelabuhan yang telah disepakati, dimana setelah itu segala resiko, tanggung jawab dan biaya ditanggung oleh pembeli. Pembeli bertanggung jawab dari saat loading barang ke atas kapal sampai ke tempat tujuan.

5. CIF (Carrier Insurance Freight)

Kewajiaban penjual dan pembeli sama dengan incoterms CFR, bedanya terms CIF juga menjangkau masalah asuransi.

Kewajiban Penjual:

• Membayar asuransi dan bekerja sama dengan perusahaan asuransi, dimana jangkauan asuransi yang dibayar diperluas sampai kepada resiko, durasi dan perjalanan seperti dituliskan dalam kontrak penjualan (NOTE: sangat disarankan untuk pembeli diikutkan dalam dokumen permohonan dan di dalam kontrak pengadaan untuk tambahan asuransi yang dibayar oleh penjual).
• Menyediakan polis atau sertifikat asuransi bersamaan dengan B/L dan dokumen lainnya yang diserahkan kepada pembeli pada saat pengambilan barang di port tujuan.

Kewajiban Pembeli:

• Menanggung pembiayaan asuransi suplemen tambahan yang tidak ditanggung oleh penjual, dan tidak tertulis dalam kontrak penjualan.
• Mengurus klaim asuransi.

6. CIP (Carrier Insurance Paid To)

Terms ini memiliki kewajiban yang sama dengan terms CPT. Namun dalam terms CIP, penjual harus membayar asuransi kargo yang melindunginya dari resiko kehilangan atau kerusakan barang pada saat pengantaran.

Jika memakai CIP maka penjual bertanggung jawab terhadap penggantian asuransi dengan nilai minimum dan terbatas, namun pembeli dapat meminta penjual untuk memperluas tanggungan asuransi, dan ditulis di dalam kontrak. Term CIP mewajibkan penjual melakukan eksport clearance.

7. CFR (Cost Freight)

Terms yang digunakan khusus untuk transportasi laut saja.

Kewajiban Penjual:

• Menyewa dan membayar transportasi barang ke pelabuhan tujuan sesuai rute normal kecuali dituliskan dalam kontrak penjualan.
• Mendapatkan dan membayar clean B/L (a through B/L) untuk barang yang diantar; clean B/L (a through B/L) adalah B/L yang mencatat seluruh perjalan kapal; rute perjalanan, dimana kapal transit, dsb.
• Menyiapkan dan mengepak barang sesuai ketentuan kotrak.
• Menanggung biaya perhitungan berat dan volume dari barang yang akan dikirimkan.
• Menanggung biaya dokumen yang dibutuhkan untuk proses eksport barang yang dibeli dan membayar biaya demurrage yang terjadi di pelabuhan sebelum pengapalan, kecuali biaya tersebut keluar karena kesalahan penjual.
• Menanggung seluruh resiko pengantaran barang sampai kapal jalan.
• Menyediakan dokumen pendukung untuk pengiriman (Invoice, Packing List, Surat Keterang Asal / Certificate of Origin, dsb) dengan biaya yang dibebankan kepada pembeli.
• Segera memberitahu pembeli mengenai keberangkatan kapal.
• Menyediakan dan membayar seluruh transport dokumen untuk proses import pembeli.

Kewajiban Pembeli:

Menanggung seluruh resiko pengantaran barang ketika mulai jalan dari negara asal menuju tempat tujuan.

• Membayar dokumen pendukung untuk pengiriman (Invoice, Packing List, Surat Keterang Asal / Certificate of Origin, dsb), kecuali dokumen B/L.
• Menerima B/L yang telah dicap “freight paid” atau “freight prepaid” sebagai bukti pembayaran dan mengatur pembayaran setelah menerima dokumen tersebut, sesuai dengan kontrak penjualan, walaupun barang masih dalam perjalan atau sampai ke tempat tujuan.
• Menanggung biaya unloading, lighterage, dock charges di pelabuhan tujuan, termasuk didalamnya proses customs clearance dan pembayaran bea masuk dan pajak, dsb.
• Menanggung pengeluaran lebih yang mungkin muncul pada saat pengantaran seperti misalnya terjadi hal-hal darurat, back freight, dsb.
• Membayar biaya inspeksi jika dibutuhkan.

8. CPT (Carriage Paid To)

Term CPT mewajibkan penjual untuk melakukan eksport clearance. Term ini dapat digunakan untuk segala mode transportasi.

Resiko kehilangan atau kerusakan barang ditanggung oleh penjual sampai pada saat transfer ke tangan carrier (tapi belum naik ke kapal), setelah itu maka resiko dan tanggung jawab telah berpindah ke pembeli.

Jika menggunakan beberapa carrier untuk pengantaran, misalnya: barang harus diangkut oleh truk (perjalanan darat), untuk kemudian dipindahkan ke kapal (perjalanan laut), maka resiko berpindahtangan pada saat penjual mentransfer barang ke carrier pertama (truk – lewat darat).

9. DDP (Delivered Duty Paid)

Terms DDP dapat digunakan untuk segala macam mode transportasi, atau menggunakan lebih dari satu macam transportasi.

Penjual bertanggung jawab untuk memilih transport, melakukan proses custom clearance, membayar bea masuk dan pajak, dan mengantarkan barang ke tempat yang telah disepakati.

Perpindahan resiko dari penjual ke pembeli terjadi pada saat proses unloading barang dari truk ke gudang pembeli.

Terms ini meletakkan tanggung jawab (resiko dan biaya) penuh kepada penjual, dan merupakan satu-satunya term dimana penjual bertanggung jawab untuk melakukan proses import clearance dan membayar biaya masuk dan pajak.

Penggunaan terms ini di dalam kontrak penjualan akan cukup menyulitkan untuk penjual, karena di beberapa negara, prosedur custom clearance bisa sangat sulit, apalagi jika penjual tidak memiliki kantor cabang atau orang lokal yang mempunyai pengetahuan import barang.

Beberapa nilai pajak seperti VAT terkadang hanya bisa dilakukan atas nama perusahaan lokal yang terdaftar, sehingga mekanisme ini tidak mengharuskan penjual untuk membayar VAT.

Jika terms ini tetap ingin dipakai dengan kondisi penjual tidak dapat membayar pajak VAT, maka di dalam kontrak dapat ditulis DDP (VAT unpaid).

Sebagai penjual kita juga harus hati-hati dalam menerima kesepakatan menggunak term DDP. Pada tahun 2015, hasil keputusan sidang tribunal di Australia penting untuk diingat, karena mungkin berlaku di beberapa negara.

Pada kasus tersebut, penjual dari negara lain melakukan proses import, karena terms yang dipakai adalah DDP. Penjual ini menggunakan jasa forwarder untuk melakukan proses import namun tidak membayar penuh dari harga bea masuk, sehingga beban harga sisanya ditagihkan ke pembeli.

Karena bea cukai tidak mungkin menagihkan sisanya kepada penjual (karena bukan mereka yang melakukan proses import), maka bea cukai akan menagih pembayar kepada importir (dalam kasus ini adalah forwarder / agen forwarding)

Keputusan sidang berbunyi “Bea masuk tidak diterapkan kepada suatu badan (orang atau perusahaan), melainkan terhadap barang tersebut”, dan bea cukai dapat menagih bea masuk dari perusahaan (forwarder) yang bukan merupakan pemilik barang (penjual atau pembeli), pada saat proses import berlangsung.

Terms DDP ini biasanya populer digunakan oleh para distributor barang kepada customernya.

Contoh: Perusahaan distributor yang memiliki kantor pusat/pabrik di Jepang, pada saat pemesanan barang dari Pabrik di Jepang, maka Pabrik (penjual) dapat menggunakan terms FCA ketika distributor (pembeli) memesan barang. Lalu, terms dapat berubah menjadi DDP ketika customer (pembeli) memesan barang dari distributor (penjual); dengan begini konflik yang mungkin timbul dari proses import dapat diminimalisir atau hampir tidak ada.

10. DAP (Delivered at Place)

Penggunaan terms ini membebankan tanggung jawab penjual untuk mengatur proses pengantaran sampai ke tempat yang telah disepakati, dimana barang telah siap untuk di unloading. Ini merupakan poin penting yang membedakan DAP dengan DAT (Delivered at Terminal); dimana penjual juga harus bertanggung jawab untuk melakukan proses unloading barang.

Jika penjual ingin menggunakan term DAP, penjual harus memiliki kontrak yang jelas dengan carrier dimana jasa carrier akan dibayar sampai proses unloading selesai, karena walaupun penjual yang melakukan proses eksport clearance, namun pembeli pun mempunyai tanggung jawab untuk melakukan proses import clearance.

Setelah proses import clearance selesai, maka tanggung jawab kembali lagi kepada penjual (dengan menggunakan jasa carrier sebagai wakil penjual) untuk mengantarkan barang ke tempat tujuan yang telah disepakati.

Jika pembeli mengharapkan penjual juga melakukan proses import clearance, maka term yang harus digunakan adalah DDP, bukan DAP.

11. DAT (Delivered at Terminal)

Terms DAT dapat digunakan untuk segala macam mode transportasi, dimana penjual bertanggung jawab untuk memilih transport dan mengantarkan barang yang sudah di unloading dari kendaraan yang dipakai untuk mengantarkan barang.

Terminal disini adalah merupakan tempat dimana barang dapat di unload, seperti di wharf, container yard, atau cargo terminal bandara.

Penjual dan pembeli harus menuliskan secara spesifik di kontrak penjualan mengenai terminal (nama, nomor, dsb) agar tidak membingungkan, karena banyak terminal yang memiliki area sangat luas.

Ini sangat penting untuk penjual, karena segala tanggung jawab dan resiko penjual baru bisa berpindah ke pembeli pada saat pengiriman di tempat yang telah disepakati.